Come organizzare Eventi Societari nel 2021

Tutto quello che c'è da sapere sul settore degli eventi

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Se la comunicazione e la pubblicità sono spesso associate ai cartelloni, alle pubblicazioni sui social network o alle partnership con gli influencer, non bisogna trascurare un ramo che è anche molto efficace: l'industria degli eventi. Lungi dall'essere trascurabile, l'industria degli eventi può portare molto alle aziende, sia in termini di vendite che di immagine. Tuttavia, organizzare un evento non è banale ed è importante avere un approccio metodico e i giusti partner e fornitori di servizi per avere successo. Troverete tutto quello che c'è da sapere sull'argomento nelle righe seguenti.

Cos'è la gestione degli eventi?

Una breve definizione

Il dipartimento di gestione degli eventi si occupa della creazione, promozione, organizzazione e buona gestione degli eventi. Questi possono essere di natura molto varia. Che si tratti di un evento culturale, un incontro sportivo, un incontro politico o anche un evento personale, ognuno di questi eventi è basato su un tema. Inoltre, gli eventi possono essere rivolti alle aziende, agli individui o più in generale al pubblico in generale. Infine, un gran numero di professioni ha voce in capitolo nel buon funzionamento di un evento.

Eventi da e per le aziende

Gli eventi interni servono soprattutto a informare, motivare e trattenere il personale dell'azienda. Vedremo in seguito i diversi tipi di eventi interessati.

Gli eventi esterni sono destinati a stimolare l'attività dell'azienda. Incontrare i clienti, lavorare sulla propria immagine o presentare nuovi prodotti sono tutte motivazioni per organizzare eventi pubblici per professionisti. Per esempio, una conferenza, un open day, un congresso o delle fiere, che accolgono da dieci a migliaia di persone e che sono talvolta su iscrizione o su invito: anche questi eventi B2B o B2C possono essere importanti nella vostra strategia di comunicazione.

Eventi per gli individui

Anche se non sono sempre supervisionati da professionisti, gli eventi per gli individui a volte hanno esigenze che richiedono un'abilità specifica. Per alcuni eventi, può essere opportuno utilizzare un organizzatore professionista. Per esempio, un wedding planner ha tutte le competenze per aiutarvi a organizzare il vostro matrimonio, compresa la presentazione della migliore scelta possibile di fornitori di servizi dopo aver confrontato più preventivi.

Eventi pubblici

Esistono diversi tipi di eventi aperti al pubblico in campi molto diversi come la cultura, lo sport, la prevenzione, la solidarietà, ecc. Questi eventi comprendono tutte le manifestazioni aperte al pubblico senza restrizioni particolari, come le commemorazioni, i festival, i carnevali, senza dimenticare le fiere e le competizioni sportive.

Cos'è il marketing degli eventi?

La definizione in poche parole

L'event marketing consiste in un insieme di tecniche volte a catturare l'attenzione di diversi target attraverso l'organizzazione di un'azione evento, durante la quale è possibile coinvolgere ospiti prestigiosi e proporre attività eccezionali.

Obiettivi

L'emozione è il cuore del marketing degli eventi. Si tratta di creare un'esperienza indimenticabile, aprire la porta agli scambi e federare il pubblico. Per questo gli obiettivi di questo settore sono i seguenti:

  • Per mostrare i suoi clienti, i suoi prodotti o i suoi servizi,
  • Attirare l'attenzione del consumatore finale,
  • Risvegliare l'interesse dei media influenti che copriranno l'evento,
  • Costruire la fedeltà dei clienti,
  • Lavorare sull'immagine del marchio dell'azienda.

La natura dell'evento dipende dal tema. In questo articolo, ci concentreremo sulla sfera professionale. Questi obiettivi sono quindi adeguati alla logica del marketing degli eventi, ma alcuni di essi non sono rilevanti nel contesto di un evento privato.

I mezzi disponibili

I mezzi disponibili possono essere molto diversi a seconda del vostro budget, dei valori della vostra azienda, dei fornitori di servizi disponibili sul mercato e del tipo di evento.

Il primo caso riguarda aziende vicine al settore culturale. Desiderano avere uno spazio adatto per organizzare il loro evento nel modo che desiderano. Da questo punto di vista, il luogo deve essere adatto alla realizzazione delle attività pianificate e al dispiegamento delle idee che sono state pensate molto tempo prima. Un evento è una buona occasione per evocare i valori dell'azienda. Dà anche l'opportunità di mettere in evidenza un'innovazione capace di stupire un pubblico.

Altre aziende optano per il marketing di strada. La strada e gli spazi pubblici diventano allora i territori di un evento inaspettato. Può essere una performance, un'azione intorno a un dispositivo innovativo o la visualizzazione di un particolare messaggio o immagine pubblicitaria. Questi eventi, concepiti soprattutto per attirare l'attenzione del pubblico, devono lasciare una forte impressione su di esso.

Qual è il ruolo degli eventi nella strategia di un'azienda?

Lavorare sull'immagine del suo marchio

La strategia di comunicazione di un'azienda non si limita più a post, pubblicità e messaggi sui social network. La cosa più importante è che non si limita a un browser web, anche nell'era digitale. È un approccio di comunicazione più globale che deve essere coerente su tutti i media e i target. Quindi, l'organizzazione di un evento può far parte del lavoro sull'immagine del tuo marchio e la valorizzazione dei tuoi prodotti e servizi.

Un evento offre ai professionisti uno spazio privilegiato per incontrare il loro pubblico di riferimento, con l'obiettivo di portarli nel loro campo a vivere l'esperienza che hanno immaginato per loro. Il marketing consiste quindi nel rendersi visibile nella vita quotidiana del consumatore catturando la sua attenzione. Qui, il consumatore ha tutta la vostra attenzione perché sarà presente all'evento che avete organizzato per lui.

Costruire la fedeltà dei clienti

La vostra azione di comunicazione dell'evento darà i suoi frutti solo quando i vostri clienti avranno partecipato all'evento che avete organizzato. Il tuo obiettivo è quindi quello di far sì che i consumatori vogliano partecipare al tuo evento. Per fare questo, è necessario comunicare in anticipo, sui social network ma anche sui media tradizionali. Quando i vostri clienti saranno presenti, sarete in grado di fornire loro le migliori condizioni possibili per godersi l'evento.

L'evento stesso contribuirà così a fidelizzare il cliente. Offrendo loro attività, informazioni in anteprima, tutto il comfort di un'accoglienza di qualità e un servizio impeccabile, permettete loro di associare la vostra azienda e i vostri prodotti a questo momento di qualità. Il vostro cliente vi sarà fedele perché sentirà di aver condiviso qualcosa con la vostra azienda: un momento che voi avreste voluto offrirgli.

Perché fare comunicazione di eventi?

Informare l'obiettivo che un evento sta avendo luogo

Prima di un evento, è necessario comunicare su di esso per impostare la scena. Puoi rivelare un po' del lavoro dietro le quinte coinvolto nella preparazione dell'evento, ma puoi anche coinvolgere il tuo target, per esempio chiedendo loro cosa vogliono vedere quando arrivano. Questo permette di generare un dialogo tra il consumatore e l'azienda. Avrete quindi una visione d'insieme del numero di partecipanti previsti, ma anche di ciò che i vostri team devono mettere in atto per soddisfarli.

Queste informazioni sono anche un ottimo modo per far parlare di te se il tuo approccio è virale. Abbinare l'organizzazione di un evento con una forte comunicazione vi darà più visibilità e attrattiva, anche a chi non ha potuto partecipare al vostro evento o a chi non pensava di partecipare. Stimola l'interesse e il desiderio di rendere il tuo evento un argomento caldo di discussione.

Raccogliere dati dopo l'evento

Una volta che l'evento è finito, è nel vostro interesse continuare a comunicare. Anche se la riunione ha avuto luogo, avete ancora molto lavoro analitico da fare per valutare l'efficacia e l'utilità del vostro approccio. In questo processo, i tuoi partecipanti possono fornire un feedback su ciò che hanno pensato dei tuoi eventi. Sta a voi sollecitarli di nuovo qualche settimana più tardi e suggerire loro di ricontattarli se dovessero esserci altri benefici di questo tipo.

Facendo questo passo indietro, ci si avvicina al post-evento in modo costruttivo. Tutto ciò che potete imparare e mobilitare in seguito vi farà risparmiare tempo e denaro. I vostri partecipanti hanno certamente delle cose da dirvi. Analizzando il loro feedback, potresti essere sorpreso dalla loro percezione di alcune cose che non corrispondono necessariamente alla tua visione iniziale.

Quali sono i tipi di eventi aziendali?

Ci sono molti tipi di eventi aziendali. Tuttavia, non tutti saranno adatti ad ogni situazione. Qui discuteremo i tipi più comuni di eventi aziendali.

L'attività di team building

Questo evento aziendale aiuta a rafforzare la coesione della squadra. Si tratta di un'animazione intorno a un momento di convivialità, come un pasto, una giornata di attività fisica o un'uscita di squadra in un luogo culturale. Tutto ciò che può incoraggiare la collaborazione e la condivisione promuovendo lo spirito di squadra e lasciando da parte i rapporti gerarchici è bene prenderlo.

La conferenza

Una conferenza è una grande presentazione in cui un'azienda parla per dare informazioni a un pubblico. Può essere una conferenza stampa, un annuncio di nuovi prodotti o servizi, o una presentazione di risultati o decisioni importanti. È una forma di comunicazione dall'alto verso il basso in cui il pubblico non parla e fa domande durante il discorso, ma in una sessione di domande e risposte subito dopo la fine del discorso.

La festa di lancio

Una festa di lancio è usata per celebrare la disponibilità di un prodotto o servizio. Questa serata è una forma di ricompensa per i dipendenti che hanno lavorato sul tema del lancio, ma anche per i consumatori che possono aver pre-ordinato il prodotto o il servizio e desiderano condividere il loro entusiasmo all'idea di averne finalmente accesso.

Il dopolavoro

Anche se tende a diventare molto comune in molti mestieri, il dopolavoro è comunque un momento privilegiato che, in una certa misura, contribuisce alla coesione della squadra. Qui non viene organizzata un'attività specifica, poiché si tratta di un momento di condivisione e di team building dopo la giornata di lavoro davanti a un drink. Il dopolavoro di solito inizia verso le 19 e dà la possibilità, a spese dell'azienda, di rilassarsi con i colleghi.

Il salone

Dobbiamo ancora presentare i saloni e le fiere? Si tratta di luoghi d'incontro B2B o B2C dove una o più aziende organizzano un evento intorno a un determinato tema. Le fiere riuniscono stand, ognuno dei quali offre un'esperienza o una dimostrazione a cui partecipare. Spesso sono un'occasione per mettere in contatto i professionisti di un dato settore.

Quali sono le professioni nell'industria degli eventi?

Responsabile del progetto dell'evento

Il project manager deve gestire il tempo e il budget del progetto. Lui o lei fa da ponte con il cliente e invia il lavoro ai diversi team. Se gli manca un'abilità, deve rivolgersi ai fornitori di servizi, al miglior prezzo e nel rispetto del calendario del progetto. È responsabile nei confronti del cliente del buon andamento del progetto. Il suo ruolo di coordinatore richiede un eccellente senso dell'organizzazione e conoscenze in molti campi diversi.

Addetto alla comunicazione dell'evento

È responsabile della progettazione delle operazioni di comunicazione. Si trova in particolare dietro a festival, congressi ed eventi sportivi. Passa molto tempo sul campo e deve essere presente sul luogo di un evento per poterlo coprire in diretta, ma anche per avere le immagini e le informazioni di cui ha bisogno per creare un mezzo di comunicazione che riferisca il suo svolgimento. Tra le qualità richieste ci sono la creatività e la capacità di fare impressione.

Organizzatore

Un organizzatore di eventi è un individuo del settore. Lui o lei coordina le operazioni in loco, che siano condotte internamente o da fornitori di servizi, e deve assicurarsi che ogni dettaglio sia valido in relazione all'ordine del cliente. A seconda della natura dell'evento, l'organizzatore dovrà affrontare diversi vincoli: tecnici, logistici, di sicurezza, ecc. Tuttavia, le qualità richieste sono sempre le stesse: creatività, grande autonomia, ottime capacità interpersonali e attenzione ai dettagli.

Curatore della mostra

In una mostra, il curatore sceglie il luogo, il tema e le opere da esporre. Non è solo responsabile dell'organizzazione, ma si assicura anche che il progetto sia finanziariamente solido e che gli ospiti siano soddisfatti all'apertura. Il curatore è sia manager del progetto che organizzatore, e ha una conoscenza approfondita della materia.

Come scegliere l'agenzia di eventi?

Preparare l'applicazione

Prima di incaricare un'agenzia, è essenziale pensare al tipo di evento che si vuole organizzare. Un evento importante deve essere anticipato e pensato con largo anticipo, altrimenti il fornitore di servizi che incaricherete non sarà in grado di darvi piena soddisfazione. Per fare questo, potete porvi le seguenti domande:

  • Che tipo di evento vuoi organizzare?
  • Che formato dovrebbe avere l'evento?
  • Quali sono i vostri obiettivi attraverso questo evento?
  • In quale data dovrebbe aver luogo?
  • Qual è il pubblico target del tuo evento?
  • Qual è il tuo budget complessivo?

Non resta che strutturare le risposte a tutte queste domande in un documento che puoi presentare alle agenzie con cui ti incontri. Avranno certamente delle domande da farvi per proporvi l'offerta più adatta alle vostre esigenze.

Prestare attenzione agli aspetti importanti

Un'agenzia che viene fuori dal nulla non può giustificare la sua competenza e certamente non merita la vostra attenzione. Prima di convalidare il preventivo di un'agenzia e commissionarla, è consigliabile informarsi sui progetti che ha già potuto realizzare, sulla soddisfazione dei suoi clienti e anche sui suoi metodi di lavoro. Organizzare il tuo progetto richiederà tempo ed è imperativo che sia di qualità. Un'agenzia che ha difficoltà a mantenere buone relazioni con i suoi clienti rischia di lavorare al vostro fianco senza darvi soddisfazione. Prima di accettare il loro preventivo, date un'occhiata al sito web dell'agenzia che state pensando di selezionare e non esitate a contattare i loro ex clienti per ottenere un feedback sui loro servizi, se possibile.

Qual è il ruolo di un'agenzia di eventi?

Fornire l'accompagnamento

Un'agenzia deve aiutarvi al di là degli aspetti organizzativi, accompagnandovi e creando un quadro favorevole alla collaborazione. Così, quando si commissiona un'agenzia, si dovrebbe avere visibilità sui seguenti elementi:

  • Il calendario del progetto,
  • Gli obiettivi da raggiungere,
  • Le azioni da intraprendere,
  • La scelta dei fornitori di servizi,
  • Il budget non deve essere superato.

Dovreste approfittare dell'esperienza dell'agenzia su questi diversi soggetti. Ma non dimenticate che voi siete l'unico decisore. Per svolgere il tuo ruolo nelle migliori condizioni possibili, hai bisogno di un'agenzia che ti dia tutte le chiavi per capire il tuo progetto.

Rendere disponibile il know-how

Potresti già avere tutte le capacità organizzative e di pianificazione per rendere i tuoi eventi un successo. Tuttavia, quando si tratta di produrre immagini, di comunicare online o di mostrare una struttura in loco, avrete bisogno di conoscenze o di tempo che potreste non avere. L'agenzia di eventi deve anche fornirvi un supporto logistico, creativo e organizzativo attraverso il suo personale interno e i fornitori di servizi che commissiona.

Trovare un'agenzia non significa quindi perdere il controllo del vostro progetto, ma ricevere aiuto. Questo supporto sostanziale può fare la differenza, fornendovi un input chiavi in mano prima dell'evento ma anche il giorno stesso.

Conclusione

Il settore degli eventi richiede un'ampia varietà di competenze e professioni. Questa diversità di profili permette di dare vita alle vostre idee, sia conducendo tutto dall'interno della vostra azienda, sia affidando tutto o parte del vostro progetto a un'agenzia. In ogni caso, i progetti devono essere lavorati a monte e in modo sufficientemente dettagliato per ottenere i risultati attesi.

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Domande frequenti

Cos'è la comunicazione degli eventi?

Fa parte di una strategia di comunicazione più generale e ti permette di promuovere i tuoi prodotti, servizi o semplicemente la tua azienda attraverso l'organizzazione di eventi.

Qual è il ruolo degli eventi nella strategia di un'azienda?

Grazie agli eventi, un'azienda può estendere la sua rete, comunicare e persino accelerare le sue vendite. In effetti, gli eventi hanno anche un impatto importante sull'immagine della vostra azienda e sulla fedeltà dei vostri clienti.

Quali sono le professioni dell'industria degli eventi?

Le professioni principali includono le seguenti posizioni:

  • Responsabile del progetto dell'evento,
  • Responsabile di progetti artistici o culturali,
  • Addetto alla comunicazione dell'evento,
  • Curatore di una fiera/esposizione,
  • Organizzatore di eventi o spettacoli.

Qual è il ruolo di un'agenzia di eventi?

Un'agenzia di eventi deve accompagnarvi in tutti gli aspetti dell'organizzazione di un evento:

  • Realizzando le specifiche tecniche,
  • Cercare i fornitori di servizi necessari per il successo dell'evento: affitto di sale e infrastrutture, catering, tecnico del suono, guardie di sicurezza, impresa di pulizie, ecc..,
  • Aiutando con la pianificazione e la progettazione dell'evento stesso,
  • Facendo un bilancio dell'evento una volta che è finito.

L'agenzia può sollevarvi da una grande quantità di lavoro, oltre a fornirvi competenze ed esperienza che potreste non avere.

Come scegliere l'agenzia di eventi?

Prima di tutto, non dimenticate di scrivere una breve descrizione delle aspettative e dei vincoli del vostro progetto. Questo darà un'idea migliore del contesto alle agenzie che risponderanno al vostro bando di gara. Potrai quindi valutare meglio l'approccio, le tariffe e le capacità interpersonali di ogni agenzia che ti risponderà, senza dimenticare di confrontare le loro offerte di servizio e i loro preventivi. Infine, scegliete il candidato che darà la migliore risposta al vostro brief e garantirà il successo del vostro evento.

Cos'è la gestione degli eventi?

Il settore degli eventi riunisce tutte le professioni coinvolte nella progettazione di eventi: dalla loro creazione alla loro organizzazione e gestione, senza dimenticare la loro promozione.

Cos'è il marketing degli eventi?

Questa disciplina consiste nel marketing degli eventi. Il suo obiettivo è quello di trasmettere idee ed emozioni, aprire il dialogo e creare ricordi indimenticabili organizzando eventi memorabili.

Perché fare comunicazione di eventi?

Ti permette di costruire un ponte con i tuoi visitatori prima, durante e dopo il tuo evento. In questo modo, ti assicuri che avrai un pubblico il giorno del D-day, e che avrà tutte le informazioni necessarie per vivere un'esperienza indimenticabile grazie alle animazioni che gli offrirai.

Quali sono i tipi di eventi aziendali?

Ci sono molti tipi di eventi che possono essere organizzati da e per le aziende. Tuttavia, non tutti saranno adatti ad ogni situazione. Ecco una lista non esaustiva:

  • Attività di team building
  • Seminari / Convegni
  • Conferenze
  • Congressi
  • Giorni aperti
  • Simposi
  • Fiere
  • L'anniversario dell'azienda
  • La festa di lancio
  • Il dopolavoro
  • Fiere

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